Resumen:
Ante la necesidad que enfrenta la sociedad de asegurar la calidad de los materiales y de los instrumentos de medición utilizados en las industrias, nacen los laboratorios de ensayo. Estos laboratorios deben asegurar que sus procedimientos tanto técnicos como administrativos sean los apropiados para la realización de los ensayos.
Uno de los principales problemas en el laboratorio analizado, es el incumplimiento en los plazos de entrega de los informes de ensayo a los clientes, esto se debe a diversos factores, entre ellos la duplicidad de información que se genera en diversas partes del proceso por la ausencia de un sistema en línea que permita trabajar de manera conjunta y sistematizada.
Adicionalmente, la dirección no posee información en tiempo real sobre el estado del laboratorio y el personal administrativo tampoco dispone de información inmediata sobre la realización de las órdenes de trabajo de los ensayos, lo que genera inconvenientes al momento de comunicar a los clientes información sobre estos.
Se analizó el proceso de prestación de servicios del laboratorio de ensayos con la finalidad de identificar y establecer las especificaciones funcionales de dicho proceso que servirá de base para la creación de un software que permita a los clientes, a la dirección y al personal administrativo tener información en línea sobre los trabajos realizados.
Primeramente, se realizó el levantamiento de información necesaria para identificar y diagramar el proceso actual, se utilizó el diagrama causa y efecto para detectar oportunidades de mejora. Luego se realizó el análisis de la información contenida en los documentos generados en cada parte del proceso, se realizaron reuniones con el personal del laboratorio para validar el proceso levantado.
Se estableció en conjunto con el personal del laboratorio, los requerimientos e información claves de los diferentes puntos del proceso, esto incluye tanto la información que ellos deben ingresar, como la información que ellos desean que el sistema les reporte a manera de indicadores. Posteriormente, se estableció el proceso propuesto de prestación de servicios y se utilizó la técnica de diagramación SSADM para indicar la estructura y funcionamiento de cada parte del proceso, detallando el flujo de datos entre las áreas involucradas a través de la descripción de subsistemas y módulos. Finalmente, se estableció los módulos de control de los tiempos del proceso y fueron detallados los indicadores de gestión que el sistema debe reportar.
Como resultado se desea reducir a cero la cantidad de informes atrasados, contar con un sistema en línea que permita a la dirección tener una visión panorámica acerca del estado del laboratorio en lo concerniente a la realización de ensayos, reducir el número de documentos generados en el proceso, eliminar el doble ingreso de datos, reducir el tiempo del proceso, definir indicadores de desempeño, brindar a los clientes del laboratorio las facilidades para que puedan acceder a la información de sus trabajos en tiempo real a través de la web como ningún otro laboratorio lo hace, creando así una ventaja competitiva a nivel nacional.
