Diseño de un modelo de planificación de actividades del personal administrativo de una tienda minorista de artículos varios

Abstract

El retrabajo es el enemigo de todos los procesos. Este proyecto, propone el diseño e implementación de herramientas para una correcta y corta ejecución en las actividades de escritorio, realizadas por el área administrativa dentro de una tienda minorista. Para su desarrollo, se aplicó la metodología Design for Six Sigma (DFSS) y específicamente en la etapa de diseño se consideraron los Factores de Interacción Humano-Computadora (HCI) y los requerimientos del cliente obtenidos a través de las técnicas de VOC y QFD. A través de la técnica de VOC, se receptaron las necesidades de los clientes: altos niveles en el rendimiento del personal administrativo, publicar a tiempo el horario semanal, lograr un porcentaje requerido de cumplimiento de actividades administrativas, distribuir correctamente la carga de trabajo asignada y finalmente asignar la menor cantidad de tiempo en la solictud de pedido sugerido. Se diseñaron dos herramientas (solicitud de pedido sugerido y planificiacion del horario del personal), empleando los programas tanto de Google Sheets y Microsoft Excel respectivamente, esto con el propósito de reducir el tiempo de las actividades de escritorio (aquellas que se ejecutan en el computador) por parte del personal administrativo y a su vez redistribuir este tiempo para incrementar las actividades operativas (servicio al cliente). Este trabajo aportó al incremento del 64% de la eficiencia en el área administrativa, generó un 69.70% de satisfacción laboral y finalmente, se logró reducir en 14 minutos por día del tiempo usual que la tienda estaba abierta por encima del horario de cierre