Automatizacion del Archivo Area de Proyectos

Abstract

Para el estudio se ha escogido a la Constructora Norberto Odebrecht, empresa transnacional con varios años de actividad en nuestro país, la cual, por la diversificación de sus actividades internas tanto en el ámbito administrativo como técnico, ha permitido seleccionar un área de análisis donde es necesario aplicar procedimientos de organización y métodos para mejorar sus tareas. Los objetivos de este trabajo son crear un método de codificación de documentos basado en la realidad de la información para organizar y optimizar la documentación del área de ingeniería; elaborar un manual de procedimientos para el manejo del archivo de documentos, estableciendo claramente el uso del espacio físico y la localización de la información; diseñar un manual para la distribución de documentos; y desarrollar una base de datos en Access que permita realizar consultas, actualizar información y registrarla automáticamente. El presente estudio abarca únicamente las actividades del sector de archivo técnico del área de Ingeniería, sin incluir procedimientos técnicos propios del área, enfocándose exclusivamente en las actividades de archivo y manejo de documentación. Entre los resultados más relevantes se destacan la organización de archivos de información como faxes enviados, correos electrónicos y catálogos; la organización de archivos de documentos personales de cada responsable de producción; los registros de reuniones del área; la reducción de errores en archivo y distribución; la simplificación de actividades repetitivas; la normalización de estándares de presentación y métodos; y la adecuada gestión de información macro utilizada por las gerencias y la dirección de la empresa.