Diseño de un proceso que apoye a las unidades requirentes y especializadas en la planificación de la adquisición de bienes y/o servicios para una institución de educación superior con modelo BPM

Abstract

legislación ecuatoriana, a través de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, impulsa a toda entidad pública a unir los esfuerzos necesarios para una planificación, programación, presupuesto, control, administración y ejecución, de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios, así como también de obras, de tal forma que se haga un óptimo uso de los recursos financieros públicos. Además, esta ley, en sus considerandos, menciona que es indispensable innovar, buscar la transparencia, eficiencia, sin dejar de lado la actualización tecnológica que ayude a conseguir ahorros de recursos y faciliten las labores de control. Este proyecto, enfocado en estas premisas y para mejorar el desempeño de los procesos de gestión de las áreas intervinientes en las compras públicas, identifica que en la situación actual se carece de un proceso formal y estructurado de planificación, ya que es una etapa previa al inicio de un proceso de adquisición de bienes y servicios, por lo que se plantea establecer VIII un proceso de negocio, modelado y estructurado, que organice, a través de políticas y lineamientos, una situación deseada mejorada. El nuevo modelo del proceso de planificación, denominado proceso de planificación de necesidades de adquisiciones, contribuye a la institución para obtener un control de la demanda de necesidades por atender, así como, en la ejecución efectiva del presupuesto fiscal; finalmente, a contar con un registro de las necesidades adquiridas en comparación a las planificadas. Mediante la metodología Gestión de Procesos de Negocio (BPM, por las siglas en inglés de Business Process Management) se modela el proceso con la Notación y Modelado de Procesos de Negocio (BPMN por las siglas en inglés de Business Process Management and Notation) para la situación actual (AS IS) y para la deseada (TO BE), facilitando, para cualquier equipo de desarrollo, una compresión rápida y ágil para implementar el proceso en un software que entregue un producto funcional de forma rápida. Durante el diseño del proceso IX se consideraron las recomendaciones y mejores prácticas de la metodología y las sugerencias obtenidas por las encuestas realizadas al grupo focal de usuarios durante la fase de levantamiento de información. Finalmente, se realiza una simulación del nuevo proceso en el software de modelado de procesos y se obtuvieron resultados satisfactorios. Los resultados obtenidos evidencian una disminución en el tiempo de entrega de las necesidades planificadas a adquirir y un índice de participación de las áreas más alto con respecto al inicial.