Resumen:
This study addresses the review and automation of the accounts receivable process of a catering venture operating in residential areas of Guayaquil, with the aim of improving the operational and financial management of the business by overcoming the limitations associated with manual records, reliance on memory, and the lack of reliable financial reports. The proposal is based on the design of a customized software solution that optimizes payment recording, accounts receivable control, and the automatic generation of financial information, facilitating real-time decision-making.
The project was developed using the DMADV methodology, applying techniques that enabled a detailed situational analysis, identification of root causes, establishment of improvement opportunities, and the design of a software prototype adapted to the operational dynamics of the venture. The results showed that the use of manual records increased errors and delayed information consolidation, while the proposed solution reduced report generation time by 90% and decreased recording errors by 70%.
It is concluded that automating the accounts receivable process strengthens financial management, improves internal control, and contributes to the sustainability and formalization of informal food ventures.
Keywords: Process Analysis, Microenterprises, Financial Traceability, Operational Efficiency, Technological Adoption.
Descripción:
El presente trabajo aborda la revisión y automatización del proceso de cobranzas de un emprendimiento de catering que opera en zonas residenciales de Guayaquil, con el objetivo de mejorar la gestión operativa y financiera del negocio, enfocándose en superar las limitaciones asociadas a la gestión manual, dependencia de la memoria y ausencia de reportes financieros. La propuesta consiste en el diseño de un software personalizado que optimice el registro de cobros, el control de cuentas por cobrar y la generación automática de información financiera, facilitando la toma de decisiones en tiempo real.
El proyecto se desarrolló mediante la metodología DMADV, utilizando técnicas que permitieron realizar un análisis situacional detallado, identificar causas raíz, establecer oportunidades de mejora y diseñar un prototipo de software adaptado a la dinámica operativa del emprendimiento. Los resultados evidenciaron que el uso de registros manuales incrementaba los errores y retrasaba la consolidación de la información, mientras que, la solución propuesta redujo en un 90% el tiempo de generación de reportes y disminuyó en un 70% los errores de registro.
Se concluye que la automatización del proceso de cobranzas fortalece la gestión financiera, mejora el control interno y contribuye a la sostenibilidad y formalización de emprendimientos alimentarios informales.
