Diseño de un sistema de administración de inventarios colaborativos basado en la filosofía justo a tiempo para una industria manufacturera

Abstract

El estudio que se realizará en la presente tesis, está basado en la filosofía japonesa del Justo a Tiempo (JIT por sus siglas en inglés) la cual se toma como plataforma de la mejora para la administración de los inventarios en una fábrica manufacturera del país, con el fin de extender la responsabilidad de la administración de los inventarios fuera del perímetro de la empresa y llevarlo hacia una estrategia colaborativa que permita una relación ganar-ganar para el crecimiento mutuo tanto del fabricante como del proveedor.

La metodología de diseño tiene como primera parte la recolección de información sobre la situación actual de la empresa objeto del estudio y su sistema de administración de inventarios. Posteriormente se estudiarán los procesos y procedimientos involucrados. Luego se diseñará el sistema de administración de inventarios y se asignará el proveedor adecuado para la prueba piloto. Después se procederá con el desarrollo piloto y así estudiar los indicadores escogidos para evaluar el sistema presentando posteriormente las respectivas conclusiones y recomendaciones.

Finalmente se busca presentar un sistema piloto que sirva como guía de implementación para la administración de inventarios en donde la estrategia con los proveedores representen alianzas a largo plazo de beneficios mutuos.

La empresa REFREX tiene presencia en el país desde hace más de una década, manufacturando productos de línea blanca, desde la fabricación de piezas hasta el ensamble final de las mismas. Razón por la cual los inventarios forman parte importante dentro de la operación, siendo un problema la falta de abastecimiento y los sobre inventarios.

El producto que fabrica REFREX son cocinas ensambladas la cual es el resultado del ensamble de muchos componentes, que cuando llega a faltar alguno de ellos por mínimo que se considere a nivel de costos, implica paradas de planta con resultados financieros de impacto en la operación.

Al analizar el comportamiento de los últimos meses de inventarios, a primera vista el indicador días de inventario se aprecia bien por lo que en teoría deberíamos tener para producir n días sin problemas pero si lo comparamos contra los partes de producción diaria notamos que existiendo sobre inventarios igual se incurre en paradas de planta, razón, no hay lo que se necesita, inventarios desbalanceados es el problema sin una planificación ni una administración que pueda llevar a disminuir costos de almacenamiento, inventarios y a la vez incrementar el nivel de servicio a la línea de ensamble.

Administración de Inventarios y el JIT

El inventario es el material o los suministros que se tienen para el uso o las ventas futuras. En general, se trata de bienes terminados que esperan el pedido de un cliente, pero puede tratarse también de bienes o materiales destinados a la producción o a la transformación en bienes terminados para el cliente. Para el sector de manufactura, tales bienes son principalmente materiales: materias primas, unidades compradas, productos semiterminados y terminados, refacciones y materiales de consumo.

Se entiende por Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos.

El control de inventarios justo a tiempo, tiene como base la idea de que se adquieren los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.

Una compañía puede reducir su producción es proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de éste tipo.

Para el estudio se realizó un análisis sobre cuatro sistemas de administración de inventarios, en una escala del 1 al 5 donde 1 es el criterio menos favorable y el 5 para el más favorable, se obtiene que el JIT logra mayor puntaje sobre los otros sistemas comparado entre los parámetros de decisión buscados.

Diseño del sistema de administración de inventarios

La estrategia de diseñar un sistema de administración inventarios colaborativos se refiere a establecer una estrategia de servicio en la cual se cumpla con la disponibilidad de inventarios en referencia a lo que quiere el cliente, lo que la compañía proveedora pueda ofrecer junto a la competitividad de los costos en el mercado además de los tiempos de entrega de los bienes.

Planificación basada en el JIT

Esta planificación de requerimientos está basada sobre la demanda independiente en firme (mes siguiente) y proyectada (siguientes cinco meses) con lo cual se le dará a la cadena mayor visibilidad para una demanda futura. El esquema utilizado para la planeación parte del Plan de Negocios, el cual da lugar el Plan de Ventas y Operaciones; a partir de este último se genera el Programa Maestro de Producción que es el documento de entrada para la Planeación de los requerimientos de materiales.

El Plan de negocios se lo determina de la planificación general de ventas realizada una vez al año y revisada mensualmente por el comité de planeación que incluye a los departamentos de Ventas, Producción y Logística.

A partir del plan de negocios se realiza el Plan de Ventas y Operaciones en la reunión del comité, la cual se realiza dos veces por mes, la primera semana del mes para revisar la planificación y los requerimientos del próximo mes y la última semana para atender cualquier cambio que se pueda suscitar en las necesidades del cliente.

Con el Plan de Ventas y Operaciones se procede a poner en firme el Programa Maestro de Producción y es este que sirve de base para establecer la Planeación de requerimientos y necesidades , a partir de la cual se calcula la demanda dependiente resultado de la lista de materiales a utilizarse en la producción de los bienes. En función de esto las compras se deberán realizar con los requerimientos exactos para evitar obsolescencias o sobre inventarios.

Son alrededor de 30 proveedores que hacen el 40% de la inversión en compras por lo que se decide formular una prueba piloto para visualizar el efecto sobre un solo proveedor sobre el cual tomar las decisiones o correctivos del caso. Para esto se evaluó a los proveedores para determinar aquel que permita tener un desarrollo durante la prueba aceptable sin afectar la operación normal.

Selección del proveedor para prueba piloto

Si determinamos el proveedor por el mayor puntaje, tendríamos 3 proveedores calificados para la prueba piloto pero si analizamos el volumen de compra, este es muy bajo en relación a los inventarios de REFREX, por lo tanto tomaremos aquel proveedor que cumpla con los requerimientos de calificación (entre MUY BUENO y EXCELENTE) y que además el volumen de compra en función del inventario sea representativo con el fin de determinar si el sistema crea o no el impacto planteado. Basado sobre lo anterior el proveedor colaborativo para la prueba piloto escogido es CARTONESA.

Para la prueba, CARTONESA ha dispuesto la apertura de su sistema de administración para poder hacerlo compatible a las necesidades de REFREX, con lo cual se comienza el proceso de información compartida.

Planificación maestra y necesidades

El esquema de planificación colaborativo se llevó a cabo siguiendo el esquema de la figura 1 con la participación en esta ocasión de CARTONESA. A partir de la reunión de Plan de Ventas y Operaciones colaborativos se definió el PMP (Plan Maestro de Producción), el cual se modificó de la necesidad inicial de ventas por motivos de capacidad de planta.

Abastecimiento y compras

Luego de determinar la necesidad de ventas a suplir con la fabricación de REFREX se toman en cuenta las existencias tanto del productor como del proveedor para poder planificar las necesidades de suministro reales ajustadas al JIT y a la capacidad de CARTONESA. Transporte, recepción y auditorias de calidad del producto suministrado

El sistema de transporte se diseña a partir de premisas básicas del manipuleo y traslado de los productos a ser suministrados por CARTONESA. Como son productos de cartón en su totalidad se requieren tomar atención en los siguientes puntos: • No debe caerles agua. • Mantener alejado de pisos y paredes. • Deben venir cubiertos protegiéndolos de los rayos solares.

La recepción JIT se planifica acorde a la calendarización de recepciones. La documentación necesaria es la común usada en estos casos para traslados de materiales, autorizadas por los entes gubernamentales correspondientes, esto es una guía de remisión, numerada por parte del proveedor donde se indique claramente el código específico, la descripción del material y la cantidad entregada. Debe tener las firmas correspondientes de autorización tanto de entrega como de recepción.

Partiendo de la calificación y selección de proveedores, en donde se detallaba la forma en que se determinó el proveedor calificado piloto, podemos también analizar que además de los puntos de productividad y servicio, fue calificada la calidad también, la calificación de CARTONESA fue entre MUY BUENA y EXCELENTE, por lo que como política JIT se establece que si la calidad del proveedor está certificada bajo un esquema de medición y ésta a su vez es consistente, REFREX no va a dudar de la calidad del producto que su proveedor le está entregando, sino al contrario, con el fin de que el material fluya a lo largo de la cadena, se elimina del proceso normal de REFREX esta inspección. Sin embargo y por el sistema ISO que certifica a REFREX como fiel cumplidor a la norma, se establece que se realicen auditorias periódicas y aleatorias al producto con el fin de determinar alguna desviación eventual al proceso de CARTONESA sobre su producto.

Estación y administrador JIT

La estación JIT está definida como el lugar de almacenamiento temporal del producto suministrado. En esta existe inventario solamente para 3 horas de producción. La ubicación de la estación JIT en la planta la determina el lugar mismo de uso del material, que es donde se reabastece el material, esto es en la estación de embalaje de la Línea 8 de nuestro estudio. Una de estas subestaciones es la de empaque y preparación final, subestación donde el material requerido en línea es el cartón principalmente. Es esta subestación la localización de la estación JIT.

Una vez establecidos los procedimientos y lugares para la recepción, almacenamiento y abastecimiento de los productos de CARTONESA, es necesario fijar la administración colaborativa basada en algunos puntos a considerar como políticas o requerimientos colaborativos que permitan tanto el flujo de materiales como el de información que lleven a la administración de los inventarios JIT al éxito.

Es necesario una persona del proveedor que sea la responsable de velar por la información necesaria para CARTONESA y de la misma manera la retroalimentación con REFREX, a esta persona se la denominó Administrador JIT. Sus principales responsabilidades son: • Abastecimiento oportuno a la línea de materiales. • Organización de la estación JIT. • Administrar la información de REFREX de inventarios y retroalimentar a CARTONESA. • Administrar las devoluciones de productos por las auditorias de calidad. • Llevar los registros de inventarios y validarlos al final del día con el Almacén de materiales de REFREX. • Estar atento y comunicar de cambios de producción, producto en mal estado para su reposición, cambios en los productos para que sean comunicados a CARTONES oportunamente. • Coordinar el traslado de los productos desde el muelle de recepción hasta la estación JIT.

Para la administración JIT también es necesario el compartir la información necesaria para que la misma fluya sin dificultades ni barreras. Para esto dentro de la estación JIT, REFREX ubicó un computador con el sistema de información de la compañía, con un módulo de consultas para que el Administrador JIT tenga a la mano cualquier información debida al desenvolvimiento de la planta. En el módulo de consultas podrá visualizar e imprimir lo siguiente: • Inventarios en línea. • Cambios en las especificaciones de los productos suministrados. • Saldos de órdenes de compra. • Recepciones planificadas. • Planificación maestra de producción y diaria. • Cambios al programa de producción diario. • Correo electrónico para comunicaciones directas con CARTONESA. • Link a los inventarios de CARTONESA y status de entregas.

Por parte de REFREX se asigna un comprador encargado de la Administración del JIT colaborativo quien es el representante de REFREX ante el sistema de administración y ante CARTONESA para la comunicación directa y oficial de información que permita el flujo de los materiales.

Seguimiento y control del sistema

Los indicadores a medir fueron: • Tiempos muertos por atrasos en las entregas. • Cumplimiento de entregas completas y a tiempo. • Niveles de inventario en la estación JIT. • Niveles de inventario en planta del proveedor. • Radio de inventarios.

Resultados obtenidos y comparación de índices

El 35% de tiempo que los compradores demandaban para realizar actividades de seguimiento se reducen a la mitad al tener el administrador JIT parte de la responsabilidad en el cumplimiento de entregas.

Se disminuyó el costo por almacenaje que para el caso de REFREX cuyas instalaciones son alquiladas representa un ahorro en la renta, el cual se considera cercano a cero ya que el espacio de almacenaje, definido como “Estación JIT” es de apenas 12 m2 y está sobre la línea de producción no utilizando otros espacios adicionales.

Se visualiza también una oportunidad sobre los tiempos muertos. Al administrar un sistema JIT es lo que se busca pero con cierto grado de riesgo, se tuvo una mejora de 112 minutos es cierto, pero el objetivo debe ser cero (0).

Para REFREX en cambio su radio de inventarios debido a los productos suministrados por CARTONESA, mejoró en un 33%, esto debido a las compras exactas y la disminución de inventarios.

Sobre la inversión por el sistema planteado a primera instancia esta fue asumida por REFREX pero sin embargo se presenta como rentable, a su vez se puede indicar que la relación a largo plazo que vincula a CARTONESA con REFREX puede llegar a ser en el mediano plazo una fortaleza del sistema.