Abstract:
CONDITION FOR PUBLICATION OF PROJECT. The project focuses on optimizing the accounting procedures of the Guayaquil Terrestrial Terminal Foundation (FTTG) through the customization of the Microsoft Dynamics AX ERP system, as the budget management module was underutilized and a large portion of operations were carried out using spreadsheets. This situation increased the risk of errors, delays in report generation, and limitations in internal control. A mixed-method approach was applied, combining interviews, questionnaires, and documentary analysis to diagnose the current use of the system and identify the main risks. These included lack of staff training, manual preparation of reports, absence of automated alerts, and limited integration between departments. The findings showed that the ERP system has sufficient functionalities to cover the entire budget cycle, including the creation of annual models, financial dimensions, and real-time report generation. This allows for the strengthening of institutional control mechanisms and ensures the traceability of financial information. The study concludes that the full implementation of the budget management module, together with a training plan and periodic audits, represents an effective alternative to minimize operational risks, improve resource utilization, and ensure the financial sustainability of the institution. Accounting automation, Budget management, Efficiency, Internal control, Microsoft Dynamics AX
Description:
CONDICIONAMIENTO DE PUBLICACION DE PROYECTO. El proyecto se centra en la optimización de los procedimientos contables de la Fundación Terminal Terrestre de Guayaquil (FTTG) mediante la personalización del sistema ERP Microsoft Dynamics AX, debido a que el modulo de gestión presupuestaria se encontraba subutilizado y gran parte de las operaciones se realizaban en hojas de calculo, lo que incrementaba el riesgo de errores, retrasos en la generación de reportes y limitaciones en el control interno. Se aplico un enfoque mixto que combinó entrevistas, cuestionarios y análisis documental para diagnosticar el uso actual del sistema y determinar los principales riesgos, entre los que se identificaron la falta de capacitación del personal, la elaboración manual de reportes, la ausencia de alertas automáticas y la escasa integración entre areas. Los hallazgos evidenciaron que el ERP dispone de funcionalidades suficientes para cubrir todo el ciclo presupuestario, incluyendo la creación de modelos anuales, dimensiones financieras y generación de reportes en tiempo real, lo que permite fortalecer los mecanismos de control institucional y garantizar la trazabilidad de la información financiera . El estudio concluye que la implementación completa del módulo presupuestario, junto con un plan de capacitación, y auditorias periódicas , representa una alternativa efectiva para minimizar riesgos operativos, mejorar el uso de los recursos y garantizar la sostenibilidad financiera de la institución.
