Abstract:
This work analyzes the dispersion and lack of document standardization within the
Faculty of Electrical Engineering and Computer Science (FIEC), a situation that increases
the risk of nonconformities in quality audits. The objective is to design and implement an
Institutional Evidence Repository (RIE) that centralizes file management and optimizes
administrative workflows; the hypothesis is that centralization supported by metadata and
traceability reduces information retrieval times and improves process control. Scrum and
Kruchten’s 4+1 architectural view model were used for development. A modern web solution
was implemented using React and NestJS, integrated with PostgreSQL and Cloudflare R2
storage, applying the Dublin Core metadata scheme and ISO 15489 and ISO 30300
standards. Field testing showed an 87.5% reduction in information retrieval time and an
86.6% improvement in process instantiation. In conclusion, the platform ensures evidence
integrity and traceability through immutable logs, supports accreditation compliance, and
preserves institutional memory efficiently over the long term.
Keywords: Scrum, Traceability, Dublin Core, Digitization, ECM.
Description:
El presente trabajo analiza la dispersión y la falta de estandarización documental en la
Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación (FIEC), situación que incrementa el
riesgo de no conformidades en auditorías de calidad. El objetivo es diseñar e implementar un
Repositorio Institucional de Evidencias (RIE) que centralice la gestión de archivos y optimice
los flujos administrativos; se plantea la hipótesis de que la centralización apoyada en
metadatos y trazabilidad reduce los tiempos de recuperación de información y mejora el
control de procesos. Para el desarrollo se utilizó Scrum y la arquitectura 4+1 vistas de
Kruchten. Se implementó una solución web con React y NestJS, integrada con PostgreSQL y
almacenamiento Cloudflare R2, aplicando Dublin Core y las normas ISO 15489 e ISO 30300.
Las pruebas de campo evidenciaron una reducción del 87,5% en los tiempos de recuperación
de información y una mejora del 86,6% en la instanciación de procesos. En conclusión, la
plataforma asegura integridad y trazabilidad mediante bitácoras inmutables, facilita el
cumplimiento de acreditaciones y preserva la memoria institucional a largo plazo.
