Abstract:
This project is developed in response to the need to improve the sales management of a micro-enterprise providing electrical and occupational health and safety services. The company's sales processes currently suffer from poor traceability, weak controls, and a lack of standardization. The objective is to design a sales manual based on the COVA methodology, which integrates COSO, BPM, and RPA, to streamline the sales cycle and improve the department's performance.
The proposal is justified because the company requires rules to organize pre-sales, sales, and after-sales service, with formal guidelines that reduce operational variability and allow for more efficient and measurable management. The study employed observation techniques, document review, and staff interviews. The current process was mapped using AS-IS BPM flowcharts, the TO-BE flow was defined, risks and controls were assessed, and repetitive tasks with automation potential were identified.
The results revealed coordination problems, management dependency, and rework that negatively impacted both timelines and information quality. The manual organizes activities, defines roles, formalizes controls, and provides input for future automation, thus serving as a foundation for strengthening the sales area's decision-making.
Keywords: Sales manual, internal control, business processes, robotic process automation.
Description:
El proyecto se elabora ante la necesidad de mejorar la gestión comercial de una microempresa de servicios eléctricos y de SST, cuyos procesos de ventas presentan baja trazabilidad, controles débiles y ausencia de estandarización. El objetivo es diseñar un manual de ventas basado en la metodología COVA, que integra COSO, BPM y RPA, para ordenar el ciclo comercial y mejorar el desempeño del área.
La propuesta se justifica porque la empresa requiere reglas que organicen la atención de preventa, venta y posventa, con lineamientos formales que reduzcan la variabilidad operativa y permitan una gestión más eficiente y medible. Para el desarrollo del estudio se aplicaron técnicas de observación, revisión documental y entrevistas al personal, se levantó el proceso actual en flujogramas BPM AS-IS, se definió el flujo TO-BE, se evaluaron riesgos y controles, así como se identificaron tareas repetitivas con opción de automatización.
Los resultados mostraron problemas de coordinación, dependencia de la gerencia y reprocesos que afectaban tiempos y calidad de la información. El manual elaborado ordena actividades, define roles, formaliza controles y deja insumos para automatizaciones futuras, por lo que se considera una base para fortalecer el área comercial en la toma de decisiones.
